г.Курск, ул.Радищева, 24-А, оф.26
        

Что ещё нужно успеть сделать предпринимателям и бухгалтеру до конца месяца

26 октября 2020

Закончился третий квартал, бухгалтера погрузились в закрытие периода и подготовку отчетов, предприниматели тоже торопятся сдать декларации, но в этом году столько всего произошло в законодательстве, что нетрудно потеряться и что-нибудь в суматохе забыть.

Это мы сейчас про электронные трудовые книжки (ЭТК). Далеко не все еще собрали с работников заявления и передали информацию в ПФР, тем более, что срок уведомления работников перенесли до конца октября. Мы решили составить список всех необходимых действий и разобрать несколько сложных ситуаций, связанных с переходом на ЭТК. Поехали.

1.Сообщаем о новой возможности работникам

Сначала решите — требуется ли вам вносить изменения в локальные акты организации, трудовые и коллективные договора, регламенты работы кадровой службы и т.д. Если да — сначала подготовьте эти документы, потому что с ними тоже придется ознакомить сотрудников, а в отдельных случаях еще и подписать допсоглашения.

Затем необходимо известить работников о том, что теперь они могут пользоваться вместо бумажных трудовых электронными. Для бухгалтера это знание само собой разумеющееся, а вот сотрудники не все следят за подобными новостями. И даже если «что-то слышали», то не факт, что правильно поняли.

Учтите, что в соответствии с п.4 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ уведомить каждого работника необходимо в письменной форме. В уведомлении должна быть информация:

  • о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве;
  • о праве работника сделать выбор между продолжением ведения работодателем бумажной трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой деятельности в соответствии с новой статьей 66.1 ТК РФ (т.е. в электронном виде);
  • о том, что сообщить свои пожелания сотрудник должен в письменном виде до конца 2020 года.

«Письменная форма» размытое понятие. Оно есть в ГК и применяется к сделкам, но даже там указано, что «Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю

Можно ли считать «письменной формой» обмен документами через корпоративную почту, например? Все зависит от того, как у вас организован документооборот, насколько четко его особенности прописаны во внутренних документах, ознакомлены ли с ними все сотрудники и т.д. Тем не менее мы считаем, что извещать сотрудников можно по-разному. Более насущная проблема — как получить обратную связь, подтверждение, что уведомление получено, да еще и тем, кому оно предназначалось. Разберем различные варианты извещения:

  • лично — готовим документ-уведомление, подписываем его у руководителя, в конце документа добавляем табличку с графами: должность, ФИО, подпись, дата. Должность и ФИО можно заполнить заранее, так и проконтролировать — кто подписался, а кто еще нет — будет легче;
  • по электронной почте — если речь о корпоративной, то скорее всего, существует регламент рассылки подобных документов и ознакомления с ними, плюс на почте можно настроить обратное уведомление — о получении и прочтении. Личный e-mail не самый ненадежный вариант, не факт, что сотрудник вообще в свой почтовый ящик заглядывает;
  • обычной почтой — сложно представить себе такую ситуацию, но на самом деле это возможно, если у вас в штате есть удаленные сотрудники и обмен кадровыми документами вы ведете именно так;
  • через мессенджеры и соцсети — удобно, если речь опять же о корпоративной связи, например, рабочем чате. В корпсети существует регламенты и ограничения (например, на удаление сообщений), а вот в личной переписке внезапно может образоваться провал на месте вашего общения с сотрудником по поводу ЭТК;
  • на сайте — если у организации есть сайт, можно разместить информацию на нем, прямо на главной странице, для всеобщего обозрения, так сказать;
  • через ЭДО — при условии, что обмен документами согласован и настроен между работодателем и сотрудниками.

Комбинировать способы и придумывать свои никто не запрещает, но нам видится, что вариант с личным ознакомлением и электронным документооборотом самые правильные с точки зрения законности.

Обратите внимание! Если в компании есть профсоюз, то весь процесс перехода на ЭТК и/или сохранения бумажных трудовых книжек необходимо с ним согласовать.

2. Собираем заявления

Сообщить о своем желании изменить вариант ведения трудовой книжки нужно в письменном виде. Для этого потребуется заполнить заявление. Официально утвержденной формы не существует, организация может использовать готовые бланки (работнику остается только вписать должность, фамилию, дату и подписать его) или принимать заявления, написанные самими работниками от руки.

Можно принять заявление и в электронном виде, если оно будет подписано КЭП (квалифицированной электронной подписью). Но пока это не самый популярный способ.

Срок подачи заявлений — до конца 2020 года. И тут мы видим пару проблемных ситуаций.

Что будет, если сотрудник не подаст заявление до 31 декабря 2020 года?

Заставить работника силой вы, конечно, не можете. Но может возникнуть 3 разных ситуации и действовать придется, исходя из причины неподачи заявления:

  1. Работник по состоянию на 31 декабря 2020 года не имел возможности подать заявление работодателю, т.к. находился на больничном, в отпуске, был отстранен от работы и т.п. Т.е. фактически не исполнял рабочие обязанности. Такой сотрудник может подать заявление в любое другое время.
  2. Если сотрудник уволился до конца 31 декабря 2020 года, так и не подав заявление, он сможет это сделать, обратившись к другому работодателю.
  3. Если два вышеуказанных случая не про вас, то продолжайте вести сотруднику бумажную электронную книжку, т.к. без заявления о переходе на ЭТК вы не можете самостоятельно перевести на нее работника. И в любом случае придется абсолютно на всех — и подавших, и не подавших заявления — сдавать форму СЗВ-ТД.

Что будет, если сотрудник напишет заявление о переходе на ЭТК, а потом до конца года передумает?

Передумать можно в одном случае — если изначально работник выбрал бумажную ТК, а затем решил, что электронная лучше. Перейти с ЭТК на бумажную книжку уже нельзя.

3. Сдаем сведения в ПФР

В ПФР необходимо сдавать форму СЗВ-ТД, если:

  1. Получено заявление от сотрудника о выборе формы трудовой книжки;
  2. Сотрудник был принят на работу или, наоборот, уволен;
  3. Произошли кадровые изменения (перевод на другую постоянную работу, установление второй, третьей и т.д. профессии или квалификации, отменены предыдущие изменения, например, были ошибочно внесены сведения о переводе и другие).

В 2020 году при увольнении и принятии на работу нужно сообщать в максимально короткий срок — в течение 1-го дня с даты кадрового события. Это вызывает массовый негатив у бухгалтеров. Что и понятно — и раньше бухгалтеру, особенно в единственном лице, нелегко было выйти в отпуск и расслабиться, а теперь тем более. Индивидуальным предпринимателям приходится тоже несладко. Они иногда сами ведут весь учет или масштабы бизнеса просто не позволяют им нанимать бухгалтера в штат, приходится самостоятельно отслеживать все сроки и отчеты.

Хотя штрафов за опоздание с подачей формы пока нет, в следующем году они обязательно будут. Кроме того, работодатель несет ответственность за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности, внесение неверной формулировки в ЭТК при увольнении работника и другие неправомерные действия. Значит оформлять СЗВ-ТД надо очень внимательно и вовремя.

Источник: Клерк

Похожие записи

Заказать обратный звонок