г.Курск, ул.Радищева, 24-А, оф.26
        

Пять ошибок в первичке, от которых предостерегает Минфин

27 сентября 2019

Сделали обзор разъяснений финансового ведомства.

Ошибка № 1, глупая. Реквизиты

Банально, но делают ошибки даже в обязательных реквихитах. Давайте вспомним, что к ним относится по ст. 9 закона о бухучете:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, совершивших сделку или ответственных за нее, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Подпись. В письме Минфина № 03-03-06/1/81951 от 08.12.2017 сообщается, что в первичных документах обязательно должна быть «живая» подпись ответственного лица. Факсимильные подписи при документальном оформлении сделки не допускаются.

Ошибка № 2, повсеместная. Оформление

Первичные документы оформляются в момент совершения операций или после их окончания, для подтверждения случившихся фактов. На их основании бухгалтер делает проводки в бухучете, принимает суммы к налоговому учету.

«Первичка» составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Формы первичных документов коммерческая фирма устанавливает самостоятельно либо применяет унифицированные формы.

Вместе с тем право бизнеса самостоятельно разрабатывать формы «первички» не распространяется на ряд документов, например по кассе.

В письме ФНС от 12.01.2018 № СД-4-3/264 проанализирована ситуация, когда компания самостоятельно разработала способы исправления первичных документов по аналогии с правилами, установленными для счетов-фактур. При обнаружении ошибки в первичке оформляется новый документ с такими же реквизитами.

Однако ФНС считает, что такое исправление документов недопустимо, так как закон о бухучете этого не предусматривает. Составление корректировочного документа возможно исключительно для счета-фактуры, который служит основанием для принятия НДС к вычету.

Ошибка № 3, все чаще встречающаяся. Перевод

Первичные документы должны быть составлены на русском языке. Если документ содержит записи на иностранном языке, то необходим построчный перевод.

Однако фирменное наименование товара можно не переводить, поскольку в этом случае могут быть нарушены права лицензионного правообладателя. Правда, нужно соблюсти условие, при котором из совокупных документов (счетов-фактур, накладных, актов приема-передачи товара, приходных ордеров) можно установить факт несения расходов.

Такие разъяснения даются в письме Минфина от 18.05.2017 № 03-01-15/30422.

При этом Налоговым Кодексом не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский.

В письме Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506 сделан вывод, что в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.

Ошибка № 4, электронная. ЭЦП

Электронным документом, подписанным квалифицированной ЭЦП, можно подтверждать траты налогоплательщика. Правда, эта норма действует в том случае, если закон не требует обязательного составления документа на бумаге.

Если же документ подписали простой или неквалифицированной ЭП, то он применяется только в оговоренных законами случаях или при договоренности между взаимодействующими сторонами.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в НК РФ не определены.

Об этом сообщается в письме Минфина от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248.

Ошибка № 5, на которую большинство забивают. Хранение документов

Общий срок хранения «первички» составляет 4 года.

Однако, в частности, для документов, подтверждающих обоснованность начисления амортизации по ОС, этот срок отсчитывается с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Об этом сообщается в письме Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598.

В этом же документе отмечается, что при переносе убытков на будущее при расчете налога на прибыль налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода.

Аналогичный вывод сделан в письме Минфина 03-03-06/2/54617 от 25.08.2017.

Источник: «Клерк»

Заказать обратный звонок